Od zawsze planowałeś otwarcie własnej działalności gospodarczej. Miesiącami układałeś sobie w głowie koncepcję biznesu. Przy pomocy wspólników udało Ci się opracować biznesplan. Idziesz do banku po kredyt, wynajmujesz powierzchnię biurową, kontaktujesz się z pracownią graficzną aby stworzyć logo. Zamawiasz komputery, wykupujesz licencje na potrzebne Ci programy, kupujesz biurka, monitory, wykładzinę. I nagle uświadamiasz sobie, że w swoich kalkulacjach zapomniałeś o jednej bardzo istotnej rzeczy – materiałach biurowych, których koszt okazuje się być zadziwiająco wysoki. I nic dziwnego – według różnych szacunków polski rynek artykułów biurowych jest wart około 4 mld zł. Czy wydatki na produkty biurowe da się obniżyć? Który sklep oferuje najtańsze akcesoria biurowe, a w którym ich oferta jest najszersza? Odpowiedzi na te pytania można znaleźć w najnowszym badaniu przeprowadzonym przez Polski Instytut Badań Jakości pt.: „Sklepy biurowe 2017”.

Jeden wielki i horda małych, czyli rynek artykułów biurowych w pigułce

Gdzie zatem początkujący przedsiębiorca może zaopatrzyć się w produkty biurowe? Liderem na polskim rynku jest francuska firma Lyreco, która w roku 2012 wypracowała ponad 300 mln zł przychodu. Lyreco kieruje swoją ofertę wyłącznie do osób prawnych – zakupy na stronie firmy możliwe są po wcześniejszej rejestracji wymagającej podana numeru NIP. Po rejestracji skontaktuje się z nami handlowiec, którego zadaniem będzie przedstawienie oferty. Zalety takiego rozwiązania? Błyskawiczna dostawa (możliwa nawet tego samego dnia), odroczona płatność (14 dni na dokonanie zapłaty) i brak kosztów dostawy.

Oprócz lidera na rynku artykułów biurowych funkcjonuje wiele mniejszych sklepów internetowych, które kierują swoją ofertę zarówno do przedsiębiorców, jak i osób prywatnych. Firmy takie jak Lobos, Biuronet, czy eOffice Media potrafią skutecznie konkurować z Lyreco, jednak skala ich działalność jest zdecydowanie mniejsza. Materiały biurowe można również zakupić w doskonale znanym wszystkim informatykom sklepie internetowym morele.net, w którym dostępność tych produktów jest bardzo wysoka.

Uczestnicy i metodologia badania

W badaniu wzięło udział 19 następujących sklepów internetowych z materiałami biurowymi:

• 4office
• alibiuro
• atakto
• biuronet
• com.pl
• biurowe-zakupy.pl
• biurozakupy
• pl
• compset
• dlabiura24
• eofficemedia
• hexagon
• lobos
• lyreco
• morele
• ofix
• papierowo
• pasaż biurowy
• prooffice

Za pomocą wcześniej opracowanego modelu analitycznego badacze z PIBJA dokonali porównania ofert powyższych firm. Ocenie podlegało 56 różnych kryteriów zebranych w 4 główne kategorie: cena (50% ostatecznej oceny), szerokość oferty (10% ostatecznej oceny), komfort zakupów (15% ostatecznej oceny) oraz jakość i warunki dostawy (25% ostatecznej oceny).

Oceny w kategorii „cena” zostały przyznane na podstawie porównania dwóch różnych koszyków zakupów składających się z trzydziestu produktów biurowych takich jak papier kserograficzny, segregatory czy grzbiety do bindowania  (koszyk nr 1) i dziesięciu urządzeń biurowych, takich jak niszczarki, zszywacze czy laminatory (koszyk nr 2). Po dokonaniu wyceny obu koszyków w każdym z 19 ocenianych sklepów ich wartość została zsumowana. Ostateczna ocena została wyrażona jako iloraz wartości koszyka ze sklepu najtańszego i wartości koszyka ocenianego sklepu. Liczba ta  została następnie zapisana jako wynik procentowy.

Ocena „szerokości oferty” oparta była na porównaniu liczby różnych rodzajów tego samego produktu we wszystkich sklepach biorących udział w badaniu. Każdy pojedynczy produkt podlegał oddzielnej ocenie, wyrażonej jako iloraz liczby rodzajów produktu z danego sklepu i liczby danego rodzaju produktu oferowanej w sklepie gdzie jest ona największa. Wynik ten zapisano następnie jako wartość procentową. Całkowita ocena w tej kategorii testu wyrażona została jako średnia z ocen szerokości oferty dwudziestu różnych produktów biurowych takich jak papier kserograficzny, nożyczki czy długopisy.

W kategorii „komfort zakupów” badacze PIBJA dokonali oceny takich aspektów jak: przejrzystość strony internetowej sklepu, łatwości kontaktu z biurem obsługi klienta, jakość wyszukiwarki produktów oraz dostępność informacji dotyczących zwrotów, dostawy produktów czy możliwych sposobów płatności. Ocena poszczególnych kryteriów została również w tym przypadku wyrażona jako wynik procentowy.

Wartość ostatniej zmiennej w modelu – „jakość i warunki dostawy” została obliczona na podstawie oceny zamówień produktów biurowych oraz oceny porównawczej warunków dostawy. W trakcie trwania testu badacze PIBJA dokonali szeregu zamówień w każdym z 19. sklepów internetowych, które zostały następnie ocenione pod kątem czasu dostawy, sposobu zapakowania produktów, zgodności dostarczonych towarów z towarami zamawianymi oraz stopnia uszkodzenia produktów (bądź jego braku). Przy dokonywaniu oceny porównawczej warunków dostawy ewaluacji podlegały „wystandaryzowane” aspekty realizacji zamówienia takie jak cena dostawy, wartość produktów od której dostawa jest darmowa, czy liczba możliwych sposobów dostawy (odbiór osobisty, dostawa kurierem, odbiór na poczcie lub w kiosku Ruchu, paczkomat).

Wyniki testu, czyli gdzie opłaca się kupować produkty biurowe

Spośród wszystkich 19. sklepów biorących udział w badaniu zdecydowanie najlepszymi cenami może pochwalić się firma morele.net, która wygrała klasyfikację cenową zarówno w aspekcie produktów biurowych (koszyk 1), jak i drobnych urządzeń biurowych (koszyk 2), osiągając maksymalny wynik 100%. Drugie miejsce w tej kategorii przypadło sklepowi atakto.pl, który pomimo nienajlepszego wyniku w koszyku nr 1 (5. miejsce) zdecydowanie nadrobił wysokim wynikiem w koszyku nr 2, w którym uzyskał 2 miejsce, co przełożyło się na wynik sumaryczny wynoszący  81,26%. Ostatnie miejsce na podium z łączną oceną na poziomie 79,87% przypadło firmie Lobos, która w koszyku nr 1 uzyskała czwarty, a w koszyku nr 2 trzeci wynik.

W kategorii „szerokość oferty” pierwsze miejsce przypadło również sklepowi morele.pl, który osiągnął wynik 87,38%. Drugie miejsce, ponownie ze znaczną stratą do lidera przypadło firmie Supply Service (właściciel sklepu biurowe-zakupy.pl), która uzyskał ocenę na poziomie 62,76%, a trzecie sklepowi biurowe.com.pl.

Odwrotnie niż w dwóch powyższych przypadkach, różnice w ocenie sklepów w kategorii „komfort zakupów” są stosunkowo niewielkie. Pierwsze miejsce z wynikiem 89,69% przypadło ex aequo dwóm sklepom – biurwa.pl oraz atakto.pl, trzecie zaś firmie biurowe-zakupy.pl (wynik 87,15%). Z powodu identycznego wyniku zwycięzców tej kategorii drugiego miejsca nie przyznano.

W ostatniej kategorii testu – „jakość i warunki dostawy” różnice w wynikach również były niewielkie. Zwycięstwo przypadło firmie pasażbiurowy.pl z oceną na poziomie 78,77%, drugie miejsce sklepowi atakto.pl (wynik 78%), a trzecie powędrowało do biurozakupy.pl (wynik 75,77%).

Na podstawie ocen w poszczególnych kategoriach badacze PIBJA sporządzili ranking sklepów biurowych online, w którym pierwsze miejsce przypadło firmie morele.pl (wynik 86,63%). Ze względu na dużą liczbę badanych sklepów, zdecydowano się na przyznanie czterech wyróżnień w teście, które zostały uzyskane przez: atakto.pl (wynik 77,71%), Lobos (wynik 75,36%), eOffice Media (wynik 72,97%,) oraz biurwa.pl (wynik 72,54%).